SaaS et SIRH : 2 acronymes pour un avenir commun ? Ou le SaaS comme nouveau vecteur d’externalisation des fonctions RH ?

SaaS et SIRH : 2 acronymes pour un avenir commun ? Ou le SaaS comme nouveau vecteur d’externalisation des fonctions RH ?

SIRH nous connaissons, depuis quelques années un nouvel acronyme est venu enrichir la palette des solutions d’informatique RH : le SaaS. Un modèle qui envahit les offres de nombreux éditeurs et séduit les entreprises. 

De quoi s’agit-il ?

Diverses solutions logicielles ou modes de fonctionnement existaient déjà pour répondre aux besoins d’informatique RH : ERP, Best of Breed, On-Premise, On-Demand, ASP, Infogérance,  TMA, Outsourcing,  BPO…

Aujourd’hui  le SaaS, un des piliers du Cloud, grignote des parts de marché sur les offres « classiques » dîtes progicielles.

Un petit point sur la nébuleuse Cloud. Le Cloud est la technologie qui supporte le SaaS. Les fournisseurs Cloud distinguent  3 couches dans ce concept :

• IaaS ou Infrastructure as a Service. Seul le matériel (serveur physique, disques durs…) est concerné,
• PaaS ou Platform as a Service. Sont concernés : matériel, hébergement, framework d’application…Il s’agit d’une couche supplémentaire de services ajoutée au IaaS pour faciliter le déploiement et l’exécution des applications,
• SaaS, Il s’agit du dernier étage de la fusée. Il s’agit des applications basées sur les couches précédentes (IaaS et Paas) destinées aux utilisateurs via le Web. 

Nous pourrions considérer que les premières générations « SaaS » sont apparues dans les années 90 avec le mode ASP (Application Service Provider). Le remplacement du mode ASP (solution dédiée) par le mode SaaS (modèle mutualisé) est une tendance de fond.

Ce terme SaaS est apparu en février 2001, dans un article publié par SIIA.

On parle plus précisément de mode SaaS. Mot à mot, Software as a Service, modèle qui renvoie à un concept consistant à proposer un abonnement ou une location de service d’un logiciel plutôt que l'achat d'une licence (mode progiciel), paiement à l’usage. Nouveau  mode de consommation de logiciels disponibles par le biais du Web et qui justement s’appuient sur les progrès faits avec le haut débit ou la sécurité informatique.  Ce concept a été fortement porté par 2 types de métiers, les applications de relation client (CRM) et la gestion des ressources humaines (SIRH).

Un marché florissant

Plusieurs sources corroborent cette tendance majeure :

• PAC (Pierre AUDOIN Conseil) annonçait en novembre 2011, une progression globale de 5% pour le marché du SIRH, marché estimé à 1,8 milliard d’Euros. Avec une croissance de 15% du seul SaaS,

• « En 2011, MARKESS International estime à 190 millions d’euros le marché dévolu aux solutions RH en mode SaaS, soit environ 10% du marché global des logiciels et services liés aux technologies de l’information et associés aux ressources humaines. Cette part devrait sensiblement croître dans les 2 ans à venir pour atteindre plus de 13% du marché en 2013 »,

• Plus récemment, le baromètre « Cockpit »de l’AFDEL, en partenariat avec le CXP et PAC, confirme la progression du SaaS : « pour 2013, l'association estime que quatre marchés devraient avoir une croissance supérieure ou égale à 3% : le HCM (la gestion du capital humaine),…/…»,

• De même pour le GARTNER group le marché mondial du SaaS devrait continuer à progresser cette année, avec une croissance estimée à +17,9 %. Le chiffre d’affaires du secteur devrait ainsi passer de 12,3 milliards de dollars à 14,5 milliards de dollars. Et en 2015, il pourrait culminer à 22,1 milliards de dollars.

Ce qui  change : le business mais pas que…

SaaS et SIRH, sont 2 vocables déjà associés depuis quelques années puisqu’ils  progressent dans un même marché, marché logiciel qui se dégrade, mais où tant les SIRH que le SaaS ne connaissent pas la crise. Il faut également préciser que  le marché SIRH semble très réceptif à ce modèle.

En effet pas que…Sont impactés, l’organisation et la répartition des tâches. Il faut prendre en compte un double transfert des responsabilités de la maîtrise d’œuvre (DSI) à la maîtrise d’ouvrage (DRH) et de l’interne à l’externe.

Rappel et focus sur l’évolution du marché SIRH

Quatre grandes familles d’acteurs coexistent sur le marché :

• Les ERP,
• Les experts RH AVEC paie,
• Les experts RH SANS paie,
• Le « best of breed », ou spécialistes, qui traitent de un à quelques domaines RH, comme la gestion des talents (HCM).

Source : convictions RH 

Comme le précisait « convictions RH » lors de son Networking « Le SaaS, nouvel Eldorado du SIRH ? », le marché du SIRH propose aujourd’hui de nombreuses offres que nous pouvons distinguer selon 3 typologies :

• Technologie : On-Premise (ou Progiciel), ASP, SaaS,
• Service : Infogérance, Externalisation. Dans lesquelles, nous retrouvons le SaaS et l’ASP,
• Couverture fonctionnelle : ERP, Best of Breed.

Les principaux domaines fonctionnels du SIRH se cristallisent autour de 2 axes, le premier lié à l’évolution technologique (SaaS), le second concerne le rapport de la gestion du capital humain.

Les offres SIRH en mode SaaS

Source : Bersin& Associates (via Convictions RH)

Le croisement de ces 2 mappings (Markess et Bersin&Associates) nous donne une vision de l’état de l’art dans le domaine.

Grandes tendances :

• Glissement vers des offres complètes,

• Solutions de plus en plus standard,

• Le SaaS devient la référence,

• Offre et interlocuteur unique,

• Couverture fonctionnelle de plus en plus globale, collaborative et proche du métier du client.

Marché qui depuis ces dernières années voit de nouvelles acquisitions d’éditeurs majeurs pour des solutions de niche fonctionnant en mode SaaS. Les plus récentes :

Source : convictions RH 

Les motivations ?

On retrouve ici une problématique déjà connue avec l’externalisation, même si  d’aucun vous diront que le SaaS est le canada-dry de l’externalisation…

Qu’il s’agisse du ROI ou du TCO, le contexte économique, les attentes des directions générales du rôle des DRH orientent la mutation de la fonction RH, c’est ainsi que mutualisation et externalisation reviennent dans le débat.

Les motivations ou raisons de recourir à ce type d’organisation sont diverses. Il peut s’agir :

• D’une décision sans appel de la direction générale,

• De la volonté de se doter d’une expertise de pointe, de capitaliser,

• De rationaliser les coûts,

• De maîtriser les effectifs,

• De se recentrer sur des fonctions à forte valeur ajoutée,

• De « marketer » l’organisation RH,

• D’améliorer les processus RH,

• De se recentrer sur son cœur de métier.

Le coût, parfois difficile à estimer, reste un des critères majeurs. Les PME ont tendance à s’orienter vers ce mode de fonctionnement, le plus souvent dans le cadre de solution en mode SaaS. Le coût d’un projet est souvent trop lourd, notamment pour des projets d’internalisation de paie.

Les grandes entreprises ont, elles, le moyen de négocier avec le prestataire, de faire jouer le poids de leur organisation, le prestige et la publicité pour le prestataire à les compter comme client. Les DRH de ces entreprises veulent se recentrer sur leur cœur de métier.

Reste les autres ! A quel stade de sa croissance l’entreprise fera le choix d’externaliser ses compétences RH. La plupart du temps il s’agira de la paie, mais l’arrivée de solutions de gestion des talents en mode SaaS ouvre la voix au recours à ces prestataires spécialistes du recrutement, de la GPEC et de la formation. On en revient souvent aux critères cités ci-dessus.

Comment identifier les avantages et les inconvénients en regard de l’organisation et du niveau de service attendu ?

Avantages (Gains) & Opportunités

On en dénombre certains :

• Contrôler les coûts de la fonction RH (masse salariale, centralisation et rationalisation),
• Particulièrement adapté pour les petites et moyennes entreprises qui n’ont pas les ressources techniques, humaines et financières pour une solution intégrée,
• Il peut s’agir d’une stratégie pour basculer un budget d’investissement en fonctionnement et/ou d’obtenir un budget supplémentaire. Les coûts d’acquisition et de maintenance (TCO) peuvent être moindres et la dépense passera d’une charge d’investissement (CAPEX hors maintenance) à une charge de fonctionnement (OPEX).  Qui plus est la validation budgétaire plus être plus aisée,
• Un investissement allégé avec transformation d’un investissement comptable en charge liée à l’usage,
• Bénéficier (en théorie) de la réactivité du partenaire, à minima sur les questions réglementaires,
• Formaliser et Sécuriser les processus, métiers et informatiques,
• Diminution du volet administratif pour faire évoluer les salariés vers des activités à plus forte valeur ajoutée,
• Expertise du prestataire,
• Mise en place d’un plan de qualité de service et d’indicateurs de suivi,
• Pas de changement de versions coûteuses,
• Rapidité de mise en œuvre, avec des solutions paramétrables qui  permettent de coller au plus près des besoins métiers,
• Renforcement du rôle de la maîtrise d’ouvrage (DRH) / maîtrise d’œuvre (DSI), bénéfices des utilisateurs ?

Inconvénients & Risques

Ces bénéfices peuvent être à l’origine de risques :

• Charge financière qui devient récurrente,
• Pas de possibilité de retarder l’achat et/ou la mise en œuvre d’une nouvelle version,
• Personnalisations limitées ou coûteuses, et antinomiques avec la philosophie de la mutualisation du mode SaaS,
• Intégration au SI limitées (à tempérer puisque les éditeurs de services SaaS ont désormais inclus des connecteurs d’échange),
• Perte de maîtrise du domaine,
• Disponibilité soumise à la qualité et la vitesse du réseau internet,
• Manque de réactivité du prestataire. Exemple le début d’année 2011 a été très chargé en évolutions réglementaires « paie » (N4DS, AED,…) sans évoquer vos spécifiques, accords…
• Perte de souplesse,
• Sentiment de dévalorisation des personnels,
• Perte de proximité. Multiplication des acteurs,
• Attention à la cascade des responsabilités (cf. l’article de François-Pierre LANI plus bas), du fait de la multiplicité des intervenants (éditeur, utilisateur final, hébergeur, opérateur de Télécom, fournisseur de hardware, le fournisseur de solution de sauvegarde…), et donc de la multiplicité des contrats (à moins d’avoir un seul interlocuteur).

Focus juridique

Ci-dessous l’article de Didier BARATHON qui dans « Reseaux-Telecoms.net » reprend l’analyse de François-Pierre LANI effectuée lors d’un séminaire du SYNTEC :

« Les engagements pris avec un prestataire ne se retrouvent pas dans la relation avec les sous-traitants de ce prestataire ». Cet avertissement émane de François-Pierre LANI, avocat-associé au cabinet DERRIENNIC  associés, et spécialiste du SaaS.

Avec les offres de SaaS, il y a la coexistence entre une relation visible et une relation plus cachée. Dans la première, le client (une entreprise) contractualise avec un couple éditeur/intégrateur.

Dans la seconde, le même contrat mobilise en cascade plusieurs acteurs : hébergeurs, opérateurs de Télécom, fournisseurs de matériels, fournisseurs de solutions de sauvegarde.

Les risques sont relativement bien identifiés sur la première relation. Ils sont minorés car nettement plus complexes sur la seconde. C'est pourtant dans cette seconde partie que se situent les risques juridiques les plus élevés. « Les sinistres et les risques viennent de cette chaîne d'acteurs qui n'est pas bien contractualisée » souligne François-Pierre LANI qui met le doigt sur les risques engendrés par la cascade de sous-traitants qui assurent les services en SaaS.

François-Pierre LANI les classe en deux grandes catégories : les risques liés à l'externalisation et ceux liés à la mutualisation.

Les risques liés à l'externalisation sont des problèmes sécuritaires classiques liés à la pollution des données ou à la non-atteinte des niveaux de services (SLA ou Service Level Agreement) promis. Dans ce cadre, le client n'a pas toujours de recours. Quant au prestataire principal, il n'a pas toujours d'emprise sur  l'accès aux données et aux services.

Les problèmes peuvent être extrêmement divers : connexion, fonctionnement des systèmes électriques, mauvaise conservation des données, risques en cas de sinistre chez l'hébergeur physique.

Quant aux risques liés à la mutualisation ou au partage de ressources, ils sont d'un autre ordre.

Par exemple, la divulgation détaillée d'informations du client, l'absence de partitionnement des disques durs contenant les données de plusieurs clients, ou même le fait qu'un client emporte son

disque d'accès, même de façon involontaire ».

Bonnes pratiques et autres Points de vigilance

Il convient donc d’être vigilant sur le plan contractuel, sur les clauses :

• De responsabilité : obligation de moyen, de résultats, dommages potentiels,
• Cascade des responsabilités (cf. plus haut)
• De transferts : matériels, savoir-faire, personnel,
• Mise en place de conditions de service (SLA), pour améliorer service et partenariat, pour ne pas  et être qu’un outil de pénalité,
• De pénalités,
• Mise en place de matrice de responsabilité, qui permet de répartir contractuellement les responsabilités. Cela ne se limite pas à la production, mais au contrôle, à la validation, à l’envoi…
• Attention à l’éditeur qui vous proposerait son offre à la fois en mode ERP et en mode SaaS. C’est antinomique.  Un logiciel est soit en mode ERP soit en mode SaaS. Ou alors il s’agit d’un mode hébergé faisant référence à la bonne vieille externalisation.
• Sortie de contrat, éventuellement de réversibilité. Avec les moyens et  le coût de cette mise à disposition de migration vers l’infrastructure cible.
• Mise en place de contrats miroirs,
• Prévoir l’imprévisible,  en cas de nouvelle demande client, d’anomalie, de délai de mise en œuvre, de procédures d’escalades,
• Considérer le mode SaaS comme un mode projet tout au long son cycle, surtout la 1^ère année,
• Les éditeurs mettent en avant des ROI sur trois an, alors que nous faisons un choix pour 5 à 10 ans,
• Attention au coût sur  le long terme ? Pour un projet plus structurant et sur une durée de vie de cinq à dix ans, un logiciel On-Premise pourra s’avérer plus rationnel. Une évaluation et une comparaison  des coûts est inévitable.

Conclusion

Le SaaS est aujourd’hui une tendance lourde du marché, poussé par le développement de l’internet haut-débit et du succès de certains « pure players » ou « Best of Breed ».  Cette rupture ne se limite pas au mode commercialisation, mais impacte aussi les modes de développement et les pratiques.

Source : convictions RH 

A ceux qui disent que la question n’est pas de savoir si on passe ou non au SaaS, mais de savoir quand on y passe, je pense que ce 1^er questionnement (o/n) est toujours d’actualité.  La DRH doit effectivement  sortir de son rôle de fonction support ou aller vers une dimension plus stratégique mais sans perdre ni en autonomie, ni en réactivité.

Les SIRH entrent de plain-pied dans l'ère de la dématérialisation Le SaaS oui, mais pas pour toutes les briques RH. Le SaaS apporte de vraies réponses sur les questions de gestion des talents, de compétences, de carrières, de mobilité interne et  collaboratif, parce domaines issus de logiciels de type     « Best of Breed ».

Je reprendrais ainsi la phrase du co-fondateur de l’Observatoire SIRH : « L’ERP, c’est du sur-mesure alors que le SaaS s’apparente davantage à du prêt à porter ce qui implique pour l’entreprise de s’adapter à l’outil ».

En conclusion, le choix du SaaS peut être un modèle économique simple et flexible, encore que ce modèle n’a pas encore prouvé sa légitimité financière sur une période de 5 à 10 ans. Dans tous les cas ce choix nécessite une anticipation et une implication forte en interne et un examen à la loupe des aspects juridiques.

La dernière question à se poser ne reviendrait-elle pas à s’inspirer de la pyramide de MASLOW sur les besoins et les valeurs intrinsèques à l'entreprise ?

Pour aller plus loin sur les problématiques de SaaS ou d’externalisation :

• Dossier myRHline « gestion de la paie que chosisir », 

• Ouvrage de Thomas CHARDIN et Patrick BOUVARD « Externalisation RH »,  et son blog éponyme,

• ADP - Livre blanc de l’externalisation (septembre 2009)

• Convictions RH : « Le SaaS, nouvel Eldorado du SIRH ? »,  

• Dossier du CIGREF, 

• Markess International, 

• Article LMI « Le mode SaaS pas toujours moins cher, rappelle GARTNER »,  

• Focus juridique, article de François-Pierre LANI (spécialiste du SaaS), 

Glossaire :

• ASP = Application Service Provider
• Best of breed = « Meilleur de sa catégorie »
• CAPEX = Capital expenditure ou dépenses d’investissement
• ERP = Enterprise Resource Planning
• IaaS = Infrastructure as a Service
• On-Demand = A la demande
• OPEX = Operational expenditure ou dépenses de fonctionnement, d’exploitation
• On-Premise = Existant sur site
• PaaS = Platform as a Service
• SaaS = Sofware as a service
• SLA = Service Level Agreement ou niveau de service
• TCO = Total cost of ownership ou coût total de possession.